Talousohjesääntö

Talousohjesäännön tehtävä on selkeyttää yhdistyksen vastuunjakoa ja auttaa päätöksenteossa. Talousohjesääntö antaa puitteet SuMaRa:n taloudenhoidolle, hallituksen jäsenille sekä muille tilivelvollisille.

Suomen Matkaratsastusseuran talousohjesääntö

1. Yleistä

Tällä talousohjesäännöllä Suomen Matkaratsastusseura ry:n johtokunta sopii niistä menettelytavoista, joita käytetään talousasioiden hoidossa. Talousohjesääntö on voimassa toistaiseksi. Talousohjesääntöön voidaan tehdä muutoksia Suomen Matkaratsastusseuran johtokunnan kokouksessa.

Yhdistyksen hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain ja -asetuksen sekä yhdistyksen sääntöjen lisäksi tämän talousohjesäännön määräyksiä.

2. Yhdistyksen kokous

Vahvistaa toimintasuunnitelman ja talousarvion seuraavaksi toimintavuodeksi. Määrää jäseniltä kannettavat jäsenmaksut sekä valitsee tilintarkastajat. Käsittelee toiminta- sekä tilintarkastuskertomuksen edelliseltä tilikaudelta. Vahvistaa tilinpäätöksen ja myöntää vastuuvapauden tilivelvollisille. Vahvistaa talousohjesäännön.

3. Johtokunta

Valmistelee yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät talousasiat sekä panee täytäntöön yhdistyksen kokouksen päätökset. Huolehtii yhdistyksen taloudenpidosta. Päättää suuremmista taloudellisista sopimuksista ja talousarviopoikkeamista. Ottavat ja erottavat mahdolliset palkalliset toimihenkilöt.

4. Muut taloudesta vastaavat

Vastaavat siitä, että omalla vastuualueella noudatetaan talousarviota ja tätä talousohjesääntöä.

5. Tilintarkastus

Tilintarkastajiksi valitaan sääntöjen määräämällä tavalla esteettömät ja pätevät henkilöt tarkastamaan tilikauden hallintoa, taloudenhoitoa ja tilejä.

6. Talousarvio

Tulevan vuoden talousarvio laaditaan taloudenhoitajan johdolla. Laaditun talousarvioesityksen käsittelee johtokunta. Talousarvion vahvistaa johtokunnan esityksestä yhdistyksen kokous.

7. Tilinpäätös

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä huolehtii johtokunta ja se esitetään yhdistyksen kokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi tilivelvollisille.

8. Kassan ja rahatilien hoito

Rahatilien hoidosta vastaa yhdistyksen määrätty taloudenhoitaja. Pankkitilien käytöstä, avaamisesta ja sulkemisesta päättää johtokunta. Yhdistyksellä on yksi pankkitili: LUSP 400633-245255. Johtokunta päättää vuosittain tilinkäyttöoikeuksista.

9. Omaisuuden hoito

Kaikki toimihenkilöt ja johtokunnan jäsenet ovat velvollisia huolehtimaan, että heidän käytössään oleva yhdistyksen omaisuus pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa. Kalustosta ja muusta irtaimesta käyttöomaisuudesta pidetään luetteloa. Luettelon ylläpitämisestä vastaa johtokunnan nimeämä henkilö.

Normaalien toiminta- ja rahoituskulujen ylitse jäävistä, maksuvalmiiden käteisvarojen sijoituksista rahalaitoksiin päättää johtokunta tai sen nimeämä talousvastaava.

10. Kustannusten korvaaminen

Yhdistyksen johtokunta käsittelee kokouksissaan matkakustannukset, puhelinkulut ja muut kulut tapauskohtaisesti. Anomukset johtokunnalle tulee esittää vähintään 7 vrk ennen kustannuksen aiheutumista. Korvauksia ei voi hakea jälkikäteen kuin erikoisluvalla. Kaikki kustannukset maksetaan henkilön pankkitilille tositteita vastaan.

11. Sisäinen valvonta

Yhdistyksen tulee järjestää taloudenhoidon sisäinen valvonta toimintansa laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Sisäinen valvonta käsittää sisäisen tarkkailun ja sisäisen tarkastuksen.

Yhdistyksen maksuliikenne tulee vähäisiä kassatapahtumia lukuun ottamatta hoitaa pankkitilejä käyttäen. Tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää yhdistyksen johtokunta, joka myös päättää miten rahavaroja hoidetaan.

Menot, ei kuitenkaan itseensä kohdistuvat, hyväksyy puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai henkilö, joka johtokunnan päätöksellä on siihen valtuutettu. Taloudenhoitaja ei voi olla tositteen hyväksyjänä.

Menojen hyväksyjän tulee tarkastaa, että meno on yhdistyksen toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Ennen menon maksamista menotositteeseen tulee tehdä asianmukaiset tarkastus- ja hyväksymismerkinnät.